Otro aspecto importante es que toda operación
entre dependencias debe estar respaldada por la
documentación propia de ella (nota de débito y/o
nota de crédito) y por las copias necesarias de la
documentación que la originó para que quién
la reciba, como paquete, pueda hacer el registro contable
correspondiente y que los auditores tengan acceso a dicha
documentación para su trazabilidad.
Cuentas aprobadas
para su contabilización
El Ministerio de Finanzas y Precios de Cuba, en su Res.
235/2005 y en su Res. 294/2005 emitió un Clasificador de
Cuentas de obligatorio cumplimiento para todo el Sector
Empresarial en el país (en otros países pueden o no
existir regulaciones similares), y en el se incluyen los
siguientes grupos:
350 a 353 Operaciones entre Dependencias –
Activo
575 a 590 Operaciones entre Dependencias
– Pasivo
Dentro de estos grupos de cuentas, los Organismos
Superiores, pueden especificar que cuentas usar en cada caso y
velar por el cumplimiento de las mismas en sus Empresas
subordinadas.
A nivel de Empresa se podrán crear niveles de
análisis de dichas cuentas, tomando en
consideración las facilidades de su Sistema de
Gestión Contable en uso, y que generalmente cuenta
con varios bloques para crear la "sintaxis" de la cuenta. Hay
empresas donde se prefiere adoptar un "análisis" por
grupos de conceptos y otras prefieren hacerlo por otros
"análisis".
Para una empresa que tenga además de la casa
matriz varias dependencias, y que las "operaciones
entre dependencias" sea reiterada, se sugiere incluir en la
"sintaxis" de la cuenta un bloque para identificar el emisor y
otro para identificar al receptor de dicha
operación.
Para ser coherentes con lo que se propone más
adelante, sería conveniente que las cuentas utilizadas,
tanto la(s) de Activo como la(s) de Pasivo, tuvieran un primer
nivel de análisis en "emitidas" y en
"recibidas".
Flujo de
información propuesto en el área
contable
En este trabajo se ha previsto la existencia de un
Sistema de Gestión Contable y un Sistema
auxiliar de operaciones entre dependencias y ambos deben ser
coherentes totalmente en cuanto a saldos. Esto quiere decir que
las operaciones que se registren en el primero, deben registrarse
en el segundo.
Otro aspecto importante es que en ambos
Sistemas se registrarán tanto las operaciones
donde la unidad o centro contable que los opera es emisor o es
receptor.
La documentación propia de estas operaciones
normalmente llega (directamente o de segunda mano) al área
contable, donde se registra la misma en el Sistema de
Gestión Contable y puede que se requiera registrar en
otros Sub Sistemas (AFT, Inventarios, etc.), y la misma
información debe llegar al Sistema auxiliar de
operaciones entre dependencias para su registro.
Descripción del software
propuesto
Premisas consideradas para el diseño del
SistemaPara el diseño de este Sistema auxiliar de
operaciones entre dependencias se han tenido en cuenta los
siguientes aspectos:
Se ha concebido que la empresa usuaria del Sistema
puede llegar a ser relativamente compleja por la cantidad de
operaciones con dependencias situadas en localidades
geográficas distintas que constituyen centros
contables independientes.Se ha asumido que el período contable
será de un mes, y al terminar dicho período, se
procede a ejecutar las operaciones de "cierre contable"
después de conciliar con otras
dependencias.El Sistema auxiliar de operaciones entre
dependencias garantizará un registro detallado de
dichas operaciones, de manera tal que el Total registrado por
Dependencia "cuadre contablemente" con las subcuentas
correspondientes en la Contabilidad General. A la vez,
garantizará una información de salida que
permita "facturar o trasladar" las operaciones hacia los
distintos "centros contables destino" a través de
Notas de débito y/o Notas de
crédito.
Esquema contable recomendado
Si se asume que para registrar las cuentas entre
dependencias se use, al menos, una cuenta para las
operaciones corrientes de Activo y otra para las operaciones
corrientes de Pasivo, y que ambas tengan un nivel de
análisis en "emitidas" y en "recibidas", que pudiera estar
indicado en el bloque de la Subcuenta, además del
análisis por Moneda, que ya resulta
clásico.
Todas las operaciones estarán respaldadas por la
documentación oficial (o copias fotográficas) y
cuando esto no pueda ser resuelto, la "descripción" de la
operación dará suficientes detalles para su
trazabilidad posterior.
Para cada operación que requiera "cargar" o
"acreditar" a una de las cuentas Operaciones entre
Dependencias, se emitirá una Nota de
débito y/o Nota de crédito para dicha
operación, por el centro contable que es "emisor" de la
misma, debidamente numerada, y la enviará con la
documentación adjunta, al centro contable que es
"receptor" de la misma, para su registro
correspondiente.
A veces, por excepción, se requiere "ajustar" o
"cancelar" una operación anterior, y la misma no debe
hacerse "borrando" o "arreglando" los documentos anteriores, sino
con la emisión de otra Nota de débito y/o
Nota de crédito por los ajustes en los importes.
Se adoptará la convención de que una Nota de
débito original, si tuviera que ser disminuida, se
emitirá otra Nota de débito con los
ajustes con signo negativo (no una Nota de
crédito). Tratamiento similar se dará a las
Notas de crédito originales que requieran
algún ajuste.
Lo anterior se explica si analizamos que tendremos, para
una misma moneda, cuatro combinaciones de Cuenta –
Subcuenta: NDEmitida, NCEmitida, NDRecibida y NCRecibida (ND=Nota
de débito y NC=Nota de crédito), y el ajuste a una
Nota de débito original deberá hacerse en
la misma combinación Cuenta – Subcuenta en que se
anotó originalmente, y de ahí es que el documento
de ajuste pueda tener los valores con signo positivo si es un
aumento o negativo si es un descuento.
Con el esquema anterior, las "conciliaciones" de
cuentas entre dependencias deben simplificarse, ya que
la suma de las combinaciones Cuenta – Subcuenta NDEmitidas
deben "cuadrar" con la suma de las combinaciones Cuenta –
Subcuenta NDRecibidas y lo mismo para las Notas de
crédito.
Por otra parte, no resulta necesaria la presencia
física de los "conciliadores" en una de las localidades,
ya que los ficheros que se generan pueden adjuntarse a un email
para su interpretación en cualquiera de las dependencias.
Supongamos esto entre una dependencia de Santiago de Cuba
tratando de conciliar con otra de Pinar del Rio.
Características y requerimientos
informáticos principales del software
diseñado
Descripción de las diferentes "pantallas" del
software
Como todo Sistema informático, al
iniciarse la ejecución del mismo, aparecen pantallas que
indican la configuración de display, Portada, Licencia y
una para el Final al cerrarse la aplicación.
Como pantallas propias de esta aplicación,
aparece una donde se declara la unidad o dependencia que
está registrando, con una apariencia similar a la
siguiente:
Esto se ha hecho para que en cada unidad o dependencia
se instalen Sistemas iguales, y se pueda predeterminar
(para facilitar el trabajo) la que opera en cada caso.
A continuación aparecerá una pantalla para
indicar el período de trabajo. Se ha previsto crear
carpetas identificadas con la combinación
año–mes (aaaamm), donde se "guardarán" los
ficheros creados para ese período. La numeración de
las ND y NC serán individualizadas para cada uno de los
dos grupos y la dará el "emisor". Se sugiere usar una
numeración corrida para cada período, que la ofrece
el Sistema de forma automática. Una vez
seleccionado el Año y el Mes de trabajo, se completa la
pantalla con los botones que accionan distintos subsistemas. La
pantalla completa será similar a la siguiente:
Cada uno de los siete botones mostrados abrirá un
subsistema como sigue:
Reg. Dependencias
Este subsistema es el que controla la nominación
de las unidades o dependencias que operan en la Empresa. Al
oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
Para el Identificador se han previsto cinco
posiciones, pero puede rediseñarse si fuera necesario. En
la barra de menú hay botones para varias acciones que se
explican por si solos.
N/débitos emitidas
Este subsistema es el que recoge la información
de las Notas de débitos que se emiten. Al
oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
El número consecutivo de la Nota de
débito se brinda automáticamente por el
Sistema. En la barra de menú hay botones para
varias acciones que se explican por si solos. En particular, el
botón Ver Nota débito genera un "Informe"
con los datos de la Nota de débito en pantalla,
que puede ser impreso para enviárselo al
destinatario.
Al "guardar" la información, se genera un fichero
con extensión .csv que sirve para generar ficheros en
plataforma Excel.
N/créditos emitidas
Este subsistema es el que recoge la información
de las Notas de créditos que se emiten. Al
oprimirse aparece una pantalla similar a la anterior.
N/débitos recibidas
N/créditos recibidas
Estos subsistemas recogen la información de las
Notas de débitos/créditos que se reciben.
Las pantallas son similares a las Notas D/C
emitidas.
Consultas
Este subsistema es el que permite la edición de
diferentes Consultas típicas para estas
operaciones. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la
siguiente:
Al seleccionar una de las opciones, el cursor aparece en
la barra de menú en el botón Aceptar, que
al oprimirse, genera una pantalla similar a la
siguiente:
Al oprimir el botón Ver informe aparece
un "informe" relacionando las distintas Notas D/C
correspondientes.
Para las cuatro últimas opciones –Nota por
dependencia– el "informe" aparece dedicando una
página a cada unidad destinataria, de manera que al
imprimirse, se puede personalizar como "estado de cuenta" para
cada una de ellas.
Listados
Este subsistema es el que permite la edición de
cuatro listados llamados Listado complejo según
se selecciones NDE o NCE o NER o NCR típicas para estas
operaciones. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la
siguiente:
Al seleccionar Lista compleja, el cursor aparece en el
menú Aceptar en la barra de menú y al oprimirse,
aparece una pantalla similar a la siguiente:
Se debe seleccionar primero el tipo de listado
requerido, mediante los botones del cuadro de la izquierda. A
continuación se selecciona si se desea listar una sola
Nota o se desean listar Todas. Si se escoge escribir un
número para identificar UNA nota de
débito/crédito, a oprimir Enter el cursor "va" al
botón Calcular, ya que no tiene sentido escoger
una Dependencia. Si se escogen Todas las notas de
débito/crédito, podrá requerirse que se
correspondan con UNA Dependencia o con Todas las
Dependencias.
Al oprimir el botón Calcular aparece un
botón a la derecha llamado Ver listado que al
oprimirse se genera el listado correspondiente.
Estos Listados resultan útiles para la
conciliación con una Dependencia.
Procedimientos de instalación
Cuando se ha decidido realizar la instalación de
esta aplicación en un ordenador (PC) se recomienda que en
dicho ordenador se cree una carpeta dedicada a la misma, donde se
"guardarán" todos los ficheros relacionados con
ella.
La instalación consiste en copiar el ejecutable y
para garantizar la protección diseñada, se debe
correr por el especialista instalador un programa que genera un
archivo con nombre ‹CriptoOpeID.txt›
(cambiará su contenido para cada usuario), que
deberá acompañar al ejecutable para su
operación exitosa.
Procedimientos de explotación y
conservación de la información
En la carpeta donde se "copió" el fichero
correspondiente a la aplicación (.exe) y el fichero
‹CriptoOpeID.txt› deben "guardarse" los ficheros
operativos del programa:
‹OpeID_04004_Dependencias.dat›,
‹comboDependencias.dat›,
‹comboUnidades.dat›, ficheros con extensión
.lrf (que son las plantillas de los "informes"),
‹02604004Clientes_OT.dat›.
En la subcarpeta "aaaamm" (aaaa es el año de
trabajo y mm es el mes de trabajo), se guardarán los
ficheros ‹OpeID_04004_201010_NCEmitidas.dat› y
otros similares, (el identificador del año y el
número del mes forman parte del nombre) y los
correspondientes a ficheros con extensión .CSV y
.XLS.
Toda esta información debe ser conservada
debidamente, siguiendo la política de "salvas" que
estén establecidas en la Empresa en particular
(compactación, frecuencia de salvas, etc.) El autor
recomienda además:
Mantener el fichero de la aplicación (.exe) y
el ‹cripto…› en algún soporte
confiable (CD, DVD, u otro). Si la empresa cuenta con una red
interna, se recomienda salvar además en el "servidor"
de dicha red."Guardar" al final de cada día (o con
más frecuencia si se considera necesario) la
información de los ficheros operativos en algún
medio confiable (disketes, memorias flash, servidor, etc.),
lo que resulta útil en caso de cualquier fallo del
ordenador.
A continuación se muestran ejemplos de una
Nota de débito emitida y otro "informe" de las
Consultas:
Autor:
Héctor F. Fiandor Rosario
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |